عبدالسلام الشايف: أرشفنا 1766 وثيقة ورقية 3007 وثيقة إليكترونية من أعمال المؤتمر

اليوم: 4

الشهر: ديسمبر

السنة: 2013

أهمية العمل الذي نقوم به كانت مصدر الهام لنا في عمل الفريق.. فالتوثيق هو روح الأمة وذاكرة البلد في هذه المرحلة الحرجة من تاريخ الجمهورية اليمنية، هكذا استفتح عبدالسلام الشايف مدير وحدة التوثيق والأرشيف في مؤتمر الحوار الوطني الشامل حديثه معنا .

يقول عبدالسلام الشايف إن عدد الوثائق الورقية التي قام بتوثيقها الفريق حتى الآن خلال عمل فرق العمل وجلسات مؤتمر الحوار الوطني قد بلغ 1766 فيما بلغت عدد الوثائق الالكترونية التي تمت أرشفتها حتى الآن 3007 وثيقة إليكترونية.

ويضيف: الفريق اعتمد تسجيل وتدوين مختلف أنشطة وفعاليات المؤتمر بما في ذلك الجلسات العامة للمؤتمر وجلسات فرق العمل المنبثقة عنه، والاجتماعات الاستثنائية وبمختلف وسائل التوثيق، المكتوب، وضع وتعميم نماذج العمل في إطار مختلف مكونات العمل بالتنسيق مع المعنيين في كل مكون، بحيث تشمل (نماذج المحاضر، نماذج التقارير، نموذج الحضور والغياب، نموذج جدول أعمال...الخ). على أن يكون لكل نموذج رقم وتاريخ وعنوان.

كما تم اعتماد تصنيف معياري لأرشفة الوثائق المختلفة التي يتم تداولها والتعامل معها داخل مختلف مكونات المؤتمر، بحيث يشمل التصنيف عناصر اساسية تضمن سهولة الاسترجاع لأي وثيقة (حسب الموضوعات/ القضايا، حسب المكونات التنظيمية داخل المؤتمر) مع إعطاء كود وتاريخ لكل وثيقة.

يقول الشايف: إنه رغم قلة الكادر الموجود المتمثل في عدد 10 موثقين لكافة أعمال المؤتمر ابتداءاً بالجلسات العامة وفرق العمل التسع واللجان الأخر كالتوفيق والمعايير والانضباط إلا أن الفريق استطاع بروح العمل الجماعي تغطية كافة احداث وجلسات المؤتمر بمهنية ومسئولية عالية .

ويستطرد بالقول: "حين كان الناس يغادرون كنا نحن نبدأ العمل.. فبالرغم من كون العمل مضنياً إلا أنه في ذات الوقت رائع،، فقد استطاع الفريق الوصول إلى مرحلة المسئولية التكافلية فالجميع مسئولين حتى عن إخفاق فرد واحد.

عبدالسلام وهو الذي قد بدأ عمله سكرتيراً للجنة الاتصال الرئاسية ومن ثم سكرتيراً للجنة الفنية للحوار الوطني يصف تجربته في العمل مع مؤتمر الحوار الوطني بالرائعة التي أحدثت الأثر الكبير على صعيده الفكري والشخصي، ويضيف: "شعرت أنه أفضل عمل استطعت أن أقوم به طوال وظيفتي التي تمتد طوال 22 سنة".

ويختتم الشايف حديثه بتقديم الشكر للفريق الذي قال إنه قدم أفضل ما لديه متمنياً أن تكلل أعمال المؤتمر بالنجاح للوصل إلى بناء دولة جديدة تؤسس للحكم الرشيد ولمكافحة الفساد وللمواطنة المتساوية.

موقع الحوار الوطني