نظام عمل المجالس المحلية

(أ) لكل مجلس محلي على مستوى المحافظة والمديرية مقر خاص يعقد فيه اجتماعاتــه وتحفظ فيه كافة الوثائق والسجلات والمكاتبات الخاصة به .

(ب) يكون مقر المجلس المحلي للمحافظة في عاصمة المحافظة ومقر المجلس المحلي للمديرية في المركز الإداري للمديرية .

·  يجوز للمجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية نتيجة لظروف قاهرة أن يعقد اجتماعاته خارج المقر الخاص به متى طلب ذلك ثلث أعضائه على الأقل .

·  يلحق بكل مجلس محلي على مستوى المحافظة والمديرية العدد الضروري من العاملين اللازمين لتسيير العمل اليومي والقيام بمهام سكرتارية المجلس ولجانه المتخصصة على ان يتم ذلك عن طريق الندب من بين موظفي الوحدة الإدارية أو الجهاز الإداري للدولة .

*تعقد المجالس المحلية على مستوى المحافظات والمديريات دورات اجتماعاتها العادية كل ثلاثة أشهر وفقاً للمواعيد المحددة في الجدول الأتي :

·   تتحدد مدة دورة الاجتماع العادي للمجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية التي يناقش فيها مشاريع الخطط والموازنات السنوية والحسابات الختامية ما بين خمسة أيام إلى أسبوع كحد أقصى وفيما عدا ذلك تكون مدة دورة كل اجتماع عادي للمجلس المحلي من ثلاثة أيام إلى خمسة أيام وذلك بحسب ما تقدره الهيئة الإدارية لكل مجلس على حده في ضوء طبيعة المواضيع التي يشتمل عليها جدول أعمال كل دورة اجتماع .

·  إذا صادف الموعد المحدد لانعقاد أي دورة من دورات الاجتماع للمجالس المحلية كما هو مبين في المادة (147) من هذه اللائحة عطلة عامة أو رسمية فيمتد موعد انعقاد الدورة إلى أول يوم دوام رسمي .

·  على رئيس المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية إبلاغ أعضاء المجلس كتابياً بمشروع جدول أعمال كل دورة اجتماع عادي للمجلس ومدتها قبل موعد انعقادها بوقت كاف .

·  يجوز للمجالس المحلية على مستوى المحافظات والمديريات عقد اجتماعات استثنائية على أن يراعى في هذه الحالة ما يلي :

1- أن يكون طلب دعوة المجلس لعقد الاجتماع الاستثنائي صادراً من ذي صفة طبقاً لأحكام القانون وهذه اللائحة .

2- أن يبين في خطاب الدعوة موعد الاجتماع ومدته على أن لا تتجاوز يومين .

3- أن يرفق بالدعوة مشروع جدول أعمال الاجتماع وان يخصص الاجتماع فقط لبحث وإنجاز المواضيع الواردة فيه .

(أ)  يعقد الاجتمـــاع الاستثنائي للمجلس المحلي للمحافظة بناءً على دعوة من الوزير أو رئيس المجلس المحلي المعني أو بناءاً على طلب كتابي من ثلث أعضاء المجلس.

(ب) يعقد الاجتماع الاستثنائي للمجلس المحلي للمديرية بناءً على دعوة من الوزير أو المحافظ أو المجلس المحلي للمحافظة أو رئيس المجلس المحلي المعني أو بناءً على طلب كتابي من ثلث أعضاء المجلس .

مادة (153) توجــــه الدعوة لعقد الاجتماعات الاستثنائية للمجالس المحلية على مستوى المحافظة أو المديرية على النحو الأتي :

(أ) توجه الدعوة لعقد اجتماع استثنائي للمجلس المحلي للمحافظة من قبل الوزير في الحالات الآتية :

1-  النظر في دعوى المخالفـات أو التجـــاوزات المنسوبة لرئيس المجلس المحلي أو الأمين العام للمجلس .

2-  الاجتماعات المخصصة للنظر في سحب الثقــة من المحافظ .

3-  الاجتماعات المخصصة للنظر في إقالة الأمين العام للمجلس أو الهيئة الإدارية مجتمعة .

4-  عدم انضباط المجلس المحلي المحلي في اجتماعاته أو اضطلاعه بمهامه .

5-   نشوء خلافات حادة في المجلس أو بينه وبين قيادته من شأنها التأثير على نشاط وأعمال المجلس أو وجود صعوبات تؤثر على أداء وكفاءة المجلس .

6-  أي حالة يقتضيها صيانة النظام العام .

 (ب) توجه الدعوة لعقد اجتماع استثنائي للمجلس المحلي للمديرية من محافظ المحافظة في الحالات الاتية :

1-  النظر في دعوى المخالفـات أو التجاوزات المنسوبة لرئيس المجلس المحلي أو الأمين العام للمجلس .

2-  النظر في سحب الثقة من مدير عام المديرية .

3-  النظر في إقالة أمين عام المجلس أو الهيئة الإدارية مجتمعة .

4-  عدم انضباط المجلس المحلي في اجتماعاته أو اضطلاعه بمهامه .

5-  نشؤ خلافات حادة في المجلس المحلي أو بينه وبين قيادته من شأنها التأثير على نشاط وأعمال المجلس أو وجود صعوبات تؤثر على أداء وكفاءة المجلس .

6-  دعوة المجالس المحلية للمديريات أو أي منها للانعقاد بناءً على قرار من المجلس المحلي للمحافظة .

(جـ) توجه الدعوة لعقد اجتماع استثنائي للمجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية من قبل رئيس المجلس المحلي المعني في جميع الحالات الأخرى غير المحددة في الفقرتين ( أ،ب) من هذه المـادة من قبل رئيس المجلس المحلي المعني  .

·  يتم دعوة أعضاء المجالس المحلية لحضور الاجتماعــــات الاستثنائية التي تعقدها هذه المجالس بخطابات خطية على أن تتضمن الدعوة إبلاغ العضو بزمان الاجتماع والغرض منه .

·  لا يجوز لغير أعضاء المجلس المحلي الدخول إلى قاعة الاجتماع أثناء انعقاد الجلسات باستثناء المكلفين بأعمال السكرتارية أو المدعوين لحضور الجلسة ، وفي جميع الأحوال يجب على هؤلاء مراعاة النظام العام لجلسات المجلس .

· تقوم سكرتارية المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية في كل اجتماع يعقده المجلس باثبات حضور الأعضاء في كشف الأسماء قبل بدء الاجتماع بنصف ساعة .

·  يكون اجتماع المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية صحيحاً بحضور الأغلبية المطلقة لعدد أعضائه باستثناء الاجتماعات التي يتطلب انعقادها حضور أغلبية خاصة وهي :

1-  الاجتماع الأول الذي يعقده المجلس المحلي عقب انتخابه حيث يشترط لصحة انعقاده حضور ثلاثة أرباع عدد أعضاء المجلس .

2-  الاجتماع المخصص لمناقشة طلب سحب الثقة من رئيس الوحدة الإدارية حيث يشترط لصحة انعقاده حضور ثلثي أعضاء المجلس .

3-  الاجتماع المخصص لمناقشة إقالة الأمين العام للمجلس أو أعضاء الهيئة الإدارية مجتمعين حيث يشترط لصحة انعقاده حضور ثلثي أعضاء المجلس .

· إذا لم يكتمل النصاب القانوني المطلوب لصحة انعقاد أي من اجتماعات المجلس التي لا تتطلب أغلبية خاصة فيؤجل الاجتماع إلى اليوم التالي مباشرة وفي نفس توقيت الاجتماع السابق ويكون الاجتماع في هذه الحالة صحيحاً اياً كان عدد الحاضرين باستثناء الاجتماعات المخصصة لمناقشة مشاريع الخطة والموازنة السنوية والحساب الختامي فيؤجل الاجتماع  لمدة أسبوع ويعتبر الاجتماع في هذه الحالة صحيحاً أياً كان عدد الحاضرين على أن توجه الإخطارات والإنذارات ودعوات الحضور للأعضاء المتغيبين وفقاً لأحكام هذه اللائحة .

(ب) إذا لم يكتمل النصاب المطلوب لصحة الاجتماع طبقاً لأحكام الفقرتين (2،3) من المادة السابقة فيعتبر الاجتماع ملغياً ولا يجوز دعوة المجلس للنظر في ذات الموضوع قبل مرور دورتين اعتياديتين يعقدها المجلس .

·  يحق لكل عضو من أعضاء المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية أن يطلب من رئيس المجلس إدراج ما يراه من مواضيع تتعلق باختصاصات المجلس ضمن مشروع جدول أعماله شريطة أن يكون الطلب مكتوباً وأن يتقدم به قبل عشرة أيام على الأقل من تاريخ الاجتماع وعلى رئيس المجلس أن يطرح على الهيئة الإدارية ما يقدمه الأعضاء من اقتراحات وموضوعات مطلوب إدراجها في جدول الأعمال .

(ب) على الهيئة الإدارية إدراج ما يقدمه أعضاء المجلس من موضوعات وفقاً لأحكام الفقرة السابقة في مشروع جدول الأعمال مع بيان ما قد يكون لها من ملاحظات أو مقترحات للمجلس حول أي منها .

·  يقوم رئيس المجلس المحلي للوحدة الإدارية على مستوى المحافظة والمديرية في بداية كل اجتماع يعقده المجلس بمباشرة ما يلي :

1-  الإعلان عن بدء الجلسة الافتتاحية باسم الله .

2-  الإذن بتوزيع مشروع جدول الأعمال ما لم يكن قد وزع من قبل .

3-  الإعلان عن عدد الأعضاء الحاضرين والغائبين بعذر والغائبين بدون عذر .

4-  الإعلان عن مدى توافر النصاب القانوني لصحة الاجتماع من عدمه .

5-  طرح  مشروع جدول الأعمال للمناقشة والإقرار .

·  يقوم كل مجلس محلي على مستوى المحافظة والمديرية في بداية كل اجتماع يعقده باستعراض مشروع جدول الأعمال ، وبعد إقراره يحدد المجلس الموضوعات التي سيناقشها ويبت فيها مباشرة في جلسات عامة وتلك التي يتعين إحالتها على اللجان المتخصصة لدراستها ورفع مقترحاتها وتوصياتها إلى المجلس أثناء دورة انعقاده لاتخاذ ما يراه بشأنها .

·  جميع الموضوعـــــات المدرجـة في جدول أعمال اجتمـاع المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية تحـال إلى اللجان المتخصصة باستثناء المواضيع الآتية فيناقشها المجلس ويبت فيها في جلسات عامة وهي :

1- مشاريع خطة التنمية الاقتصادية والاجتماعية والموازنة السنوية والحساب الختامي للوحدة الإدارية .

2- تقديم الأسئلة وطلبات الإحاطة والاستيضاحات .

3- سحب الثقة وسقوط وإسقاط العضوية والبت في الاستقالات والإقالات .

· إذا عقد المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية جلسته الافتتاحية بنصاب قانوني اعتبر هذا النصاب متوفراً حكماً لصحة انعقاد الجلسات التالية وحتى انفضاض الاجتماع مالم يكن الاجتماع مخصصاً لموضوع يتطلب اتخاذ القرار أغلبية خاصة  .

·  يتولى رئيس كل مجلس محلي على مستوى المحافظة والمديرية إدارة الجلسات العامة للمجلس وحفظ النظام فيها ويباشر بشكل خاص ما يلي :

1-  تسجيل أسماء طالبي الكلام والإذن بالكلام بحسب أولوية التسجيل .

2-  التوضيح والاستيضاح في أية مسألة يراها غامضة .

3-  بلورة واستخـلاص الآراء والمقترحــات التي تنبثق عن المناقشات وطرحها للتصويت .

4-  العمل على تقريب وجهات النظر المتباينة .

5-  تمديد أو تقليص موعد إنهاء الجلسة متى كان ذلك ضرورياً .

·  على المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية بعد إقرار جدول أعمال الاجتماع وقبل رفع الجلســة الافتتاحية أن يقرر ما يلي :

أ‌-   مقدار الوقت اللازم لمناقشة المواضيع المدرجة في جدول الإعمال التي ستناقش في جلسات عامة ، وكذا مقدار الوقت المسموح به لكل عضو في الحديث عن كل موضوع من هذه الموضوعات .

ب‌-  تحديد الوقت اللازم للجان المجلس المتخصصة لإنجاز الموضوعات المحالة عليها ، وعلى هذه اللجان أنجاز مهامها خـــلال الموعد المحدد لها ولا يجوز لأي منها تعليق أو إرجاء البت في أي موضوع  بحجة عدم كفاية الوقت .

·  يعلن رئيس المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية عن انتهاء المناقشة في أي موضوع من المواضيع بعد انتهاء طالبي الكلام من كلامهم أو انتهاء الوقت المحدد لمناقشة الموضوع .

(ب) استثناء من حكم الفقرة السابقة يجوز لرئيس المجلس المحلي أن يقترح على المجلس إقفال باب مناقشة أي موضوع قبل انتهاء الزمن المحدد له متى رأي انه قد تم استيفاء البحث والتداول فيه .

·  تتخذ قرارات المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية بأغلبية الأعضاء الحاضرين في الاجتماع باستثناء المواضيع والحالات التي يتطلب اتخاذ القرار بشأنها أغلبية خاصة وهي :

1-   قرار المجلس المحلي بسحب الثقة من رئيس الوحدة الإدارية حيث يشترط لصحة القرار موافقة ثلثي أعضاء المجلس المستمرة عضويتهم .

2-   قرار المجلس المحلي بإقالة الأمين العام أو أعضاء الهيئة الإدارية مجتمعين حيث يشترط لصحة القرار موافقة ثلثي أعضاء المجلس المستمرة عضويتهم .

3-   قرار المجلس المحلي بقبول استقالة الأمين العام أو الاستقالة الجماعية لأعضاء الهيئة الإدارية حيث يشترط لصحة القرار موافقة أغلبية أعضاء المجلس المستمرة عضويتهم .

4-   قرار المجلس المحلي بإقالة أي من أعضاء الهيئة الإدارية حيث يشترط لصحة القرار موافقة أغلبية أعضاء المجلس المستمرة عضويتهم .

5-   قرار المجلس المحلي بسحب الثقة من أي من رؤساء الأجهزة التنفيذية للوحدة الإدارية حيث يشترط لصحة القرار موافقة أغلبية أعضاء المجلس المستمرة عضويتهم .

6-   قرار المجلس المحلي بسقوط العضوية من المجلس أو إسقاطها حيث يشترط لصحة القرار موافقة أغلبية أعضاء المجلس المستمرة عضويتهم .

·  إذا تساوى عدد الأصوات في الحالات التي يتخذ فيها المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية قراراته بأغلبية الأعضاء الحاضرين يرجح الجانب الذي منه الرئيس .

·  يتم التصويت على قرارات وتوصيات المجالس المحلية على مستوى المحافظات والمديريات بطريقة رفع الأيدي فإذا لم يتمكن رئيس المجلس من معرفة الأغلبية المطلوبة بهذه الطريقة يتم التصويت بالنداء بالاسم ويستثنى من ذلك المواضيع والحــالات التي يتخذ فيها المجلس قراراته بالاقتراع السري وهى :

1-  انتخاب أمناء عموم المجالس المحلية ورؤساء اللجان المتخصصة فيها .

2-  سحب الثقــة من رؤسـاء الوحدات الإدارية أو أي من رؤساء الأجهزة التنفيذية فيها .

3-  المخالفات والتجاوزات المنسوبة لرئيس المجلس أو الأمين العام .

4-  إقالة الأمين العام للمجلس المحلي وأعضاء الهيئة الإدارية مجتمعين أو أي منهم .

5-  إسقاط العضوية من المجلس المحلي .

6-   أية حالات أخرى يقرر المجلس المحلي التصويت عليها بالاقتراع السري وفقاً لأحكام المادة (170) من اللائحة التنفيذية .

·  يجوز للمجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية بأغلبية أعضائه أن يقرر التصويت على أي مسألة من المسائل المعروضة عليه بالاقتراع السري متى طلب ذلك ثلث أعضاء المجلس .

·  يجب على كل عضـو من أعضاء المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية الحاضرين الجلسة الإدلاء برأيه في كل موضوع من الموضوعات المطروحـة للتصويت سـواء كان ذلك بالموافقة أو الرفض أو الامتناع .

(ب) لا يعد الممتنعون عن التصويت من الموافقين على الموضوع أو الرافضين له فإذا تبين أن عدد الأعضاء الذين أعطوا أصواتهم بالموافقة أو الرفض يقل عن الأغلبية المطلوبة لإصدار القرار بسبب الامتناع طلب رئيس المجلس من الأعضاء الممتنعين بيان أسباب امتناعهم فإذا تبين أن أسباب الامتناع تقوم على لبس أو غموض أو معلومات خاطئة قام بنفسـه أو من يراه بتفسير حقيقة الأمر ، وبعد ذلك يطلب من كل منهم تحديد موقفـــه بالتأييد أو الرفض فان لم تتحقق الأغلبية في ضوء ذلك اعتبر الموضوع مرفوضاً في ذات الاجتماع ما لم يطلب أغلبية الأعضاء الحاضرين إعادة المداولة وتعديل صياغة مشروع القرار أو التوصية بما يوفق بين الاراء المتباينة .

·  يكون إدلاء رئيس المجلس المحلي والأمين العام للمجلس وبقية أعضاء الهيئة الإدارية على مستوى المحافظة والمديرية بأصواتهم في الحالات التي يتم فيها التصويت بالاقتراع السري أو النداء بالاسم بعد انتهاء سائر أعضاء المجلس من الإدلاء بأصواتهم .

·  لا يجـوز لأي من أعضاء المجلس المحلي على مستوى المحافظـة والمديرية  أو الحاضرين اجتماعاته مغادرة قاعة الاجتماع إلا بأذن من رئيس المجلس .

·  لا يجوز لأحد مقاطعة المتكلم ، كما لا يجـــوز للمتكلم استعمال عبارات غير لائقة أو فيها مساس بكرامة الأشخاص أو الهيئـات أو إثارة النعرات الطائفية أو المذهبية أو المناطقية أو يحدث أمراً من شأنه الاخلال بالنظام أو تعكير صفو الجلسة .

(ب) يلفت رئيس المجلس المحلي نظر المتحدث في حالة خروجه عن اللياقة وآداب الحديث في المجلس ، ويأمر بحذف ما يكون قد دون في محضر الجلسة من ألفاظ أو عبارات صدرت عن العضو  بالمخالفة لأحكام هذه المادة .

·   يوجــــه المتكلم حديثـــه مباشرة إلى رئيس المجلس ، ويجب على المتكلم ان لا يكرر أقواله ولا أقوال غيره وان لا يخرج في حديثه عن نطاق الموضوع المطروح ، ولرئيس المجلس وحده ان يلفت نظر المتكلم إلى ذلك في أية لحظة أثناء حديثه ، وإعطاء الكلمة لمن يليه من طالبي الكلام .

·  إذا لفت رئيس المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية نظر المتكلم ثم عاد الى ما يوجب لفت نظره مرة اخرى في الجلسة ذاتها حق للرئيس توجيه انذار اليه .

·  يجوز لرئيس المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية ان يوقع على العضو الذي يخل بنظام الجلسة او لا يمتثل لقرارات وطلبات رئيس المجلس الجزاءات الاتية :

·  حرمانه من حق النقاش بقية الجلسة .

·  اخراجه من قاعة الاجتماع .

·  احالته الى لجنة الرقابة المسلكية بالمحافظة .

·  اذا اختل سير انتظام اي جلسة من جلسات المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية ولم يتمكن رئيس المجلس من السيطرة على الجلسة وضبطها اعلن عزمه على وقف الجلسة فان لم يستتب النظام جاز له وقفها لمدة لا تزيد على ساعة ، فاذا استمر الاخلال بالنظام بعد استئناف الجلسة جاز للرئيس رفع الجلسة وتأجيل انعقادها الى وقت لاحق في نفس اليوم أو اليوم التالي مباشرة ،  وعلى الهيئة الادارية خلال ذلك ان تجري الاتصالات والمشاورات اللازمة بما يكفل زوال الاسباب التي أدت الى تعكير صفو الجلسة .

·  يجوز للمجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية  ان يطلب من رئيس المجلس استدعاء أي من مديري الأجهزة التنفيذية للوحدة الإدارية أو أي من العاملين فيها لحضور اجتماع المجلس للاستيضاح منه حول اية مسائل تدخل في اختصاصاته من المسائل المعروضة على المجلس ولا يجوز لمن استدعي أن ينيب عنه غيره في الحضور أمام المجلس ، وليس له أن يطلب التأجيل الا اذا كان الموضوع الذي استدعى من أجله يتطلب بطبيعته إعداداً أو تحضيراً مسبقاً من جانبه .

· على رئيس المجلس المحلي للوحدة الإدارية على مستوى المحافظة والمديرية ابلاغ رؤساء الأجهزة التنفيذية بالموضوعات المدرجة في جدول اعمال اجتماعات المجلس مما له علاقة باختصاصاتهم ويجب عليهم حضور الجلسات التي ستناقش فيها هذه الموضوعات للمشاركة في المناقشة وتقديم الايضاحات والردود على استفسارات أعضاء المجلس دون ان يكون لهم حق التصويت على ما يتخذه المجلس من قرارات .

(أ)  لاعضاء مجلس النواب من المحافظة حضور اجتماعات المجلس المحلي للمحافظة.

(ب) لاعضاء مجلس النواب والمجلس المحلي للمحافظة حضور اجتماعات المجالس المحلية للمديريات التي يمثلونها .

(ج) يحق لمن يحضر اجتماعات المجالس المحلية من المذكورين في الفقرتين السابقتين المشاركة في مناقشة الموضوعات المطروحة على المجلس ، وكذا حق تقديم الاقتراحات والاسئلة وطلبات الإحاطة ويسري عليهم في هذا الشأن ما يسرى على أعضاء المجلس المحلي من قواعد واجراءات دون أن يكون لهم صوت معدود في اتخاذ القرارات .

· اذا غاب رئيس المجلس المحلي للوحدة الإدارية على مستوى المحافظة والمديرية  عن أي من اجتماعات المجلس لاي سبب من الاسباب حل محله في رئاسة الجلسات امين عام المجلس وفي حالة غيابهما معاً يترأس الجلسات اكبر أعضاء الهيئة الإدارية سناً .

· لا يجوز لعضو المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية  ان ينيب غيره من أعضاء المجلس في حضور اجتماعات المجلس كما لا يجوز التصويت بالوكالة على قراراته .

(أ) يحرر لكل اجتماع يعقده المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية محضر اجتماع يتضمن ما توصل إليه المجلس من نتائج ازاء المواضيع المدرجة في جدول اعمال الاجتماع ويستعرض هذا المحضر ويقر في الجلسة الختامية لذات الاجتماع .

(ب) تحرر محاضر الجلسات من قبل أمين عام المجلس المحلي .

(ج) توقع المحاضر من قبل رئيس المجلس المحلي والامين العام للمجلس المحلي .

(د) لكل عضو من أعضاء المجلس حق الحصول على نسخة من محضر كل اجتماع للمجلس المحلي  .

(هـ) تعلن القرارات والتوصيات التي اتخذها المجلس المحلي عقب كل اجتماع يعقده في مقر المجلس المحلي  .

(و) على رئيس المجلس المحلي للمديرية موافاة رئيس المجلس المحلي للمحافظة بنسخة من محضر كل اجتماع يعقده المجلس خلال فترة لا تتجاوز أسبوع من تاريخ انتهاء الاجتماع .

(أ) على كل مجلس محلي على مستوى المحافظة والمديرية فتح ومسك السجلات والملفات الأساسية الاتية  :

1-  ملف العضوية ويتضمن كشفاً باسماء أعضاء المجلس المحلي وكافة الوثائق المتعلقة بشئون العضوية .

2-  ملف خاص بكل عضو من أعضاء المجلس المحلي تحفظ فيه كل الوثائق المتصلة به .

3-  ملف اعمال المجلس المحلي ويتضمن جداول الاعمال ومحاضر الاجتماعات والقرارات والتوصيات التي يتخذها المجلس .

4-  سجل قيد تدون فيه اسماء أعضاء المجلس المحلي وبياناتهم الأساسية وعناوينهم وكل ما يطرأ على شئون العضوية من تغييرات حسب النموذج المقر من الوزارة .

5-  سجل قيد قرارات وتوصيات المجلس تدون فيه القرارات والتوصيات وتاريخ صدورها وارقامها وما يرد عليها من اعتراضات وما اتخذ بشأنها وكذا رقم وتاريخ مذكرة التغطية الخاصة بارسالها إلى المحافظة بالنسبــة للمجلس المحلي للمديرية أو إلى الوزارة بالنسبة للمجلس المحلي للمحافظة .

6- اية ملفات أو سجلات يتطلبها عمل المجلس ويصدر بها قرار من الوزير .

(ب) على المجالس المحلية للمحافظات فتح ومسك السجلات والملفات الاتية :

1-  ملف باسم كل مجلس محلي من مجالس مديريــــات المحافظة تحفظ به محاضر الاجتماعات والقرارات والتوصيات وما يرد من اعتراضات عليها وما يتخذ بشأنهـــا .

2-  سجل خاص بقيد الاعتراضات التي ترد على قرارات المجالس المحلية للمديريات .

(جـ) ترقم صفحات كل سجل من السجلات المنصوص عليها في الفقرتين السابقتين بارقام مسلسلة وتختم كل صفحة من صفحاته بخاتم الوحدة الإدارية .

·  يكون امين عام المجلس المحلي على مستوى كل من المحافظة والمديرية مسئولاً مسئولية شخصية عن ادارة وحفظ سجلات ووثائق المجلس وتعتبر في عهدته طوال فترة شغله لمنصبه  وفي جميع الاحوال لا تخلى عهدته الا عند تسليمها وافية  لمن يخلفه .

·  تحفظ وتوثق داخـل مقر المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية جميع السجـلات والوثائق الخاصــة به ، ولا يجوز نقلهــا أو الاحتفاظ بها خارج المجلس إلا بقرار من المجلس .

· يقوم رئيس المجلس المحلي على مستوى المحافظة والمديرية فور انتهـــاء كل اجتماع يعقده المجلس بتوجيه الاخطارات أو الانذارات إلى الأعضاء المتغيبين بدون عذر وفقاً للنماذج التي يصدر بها قرار من الوزيـر ، على ان تنسخ إلى كل من الهيئة الادارية للمجلس المحلي للمحافظة والوزارة وتحفظ نسخة منها في الملف الخاص بالعضو .

نظام السلطة المحلية